4 Styring og kontroll i virksomheten

Overordnet styring og kontroll 

Ukom har en overordnet virksomhetsstrategi som legger føringer for den årlige virksomhetsplanen. Overordnede dokumentene beskriver mål og prioriteringer.
Ukom har i 2023 fortsatt videreutviklingen av styringssystemet. Beskrivelser av ledelses-, kjerne- og støtteprosesser ble i 2023 lagt over i et sharepoint-basert system. Dette gir alle ansatte god oversikt over hvordan arbeidsflyt, og hvilke rutiner som til enhver tid gjelder.  Årlig plan for vedlikehold og oppdatering av styringssystemet er lagt inn i Ukoms årshjul.

HMS

Ukom har et system for innmelding og håndtering av avvik som er lett tilgjengelig for de ansatte. Det er etablert rutiner for håndtering av interne avvik. Antall avviksmeldinger er lavt.  

Våren 2023 gjennomførte vi medarbeiderundersøkelse, og videre oppfølging av denne er gjort i regi av AMU.  Det er en positiv utvikling i svarene i undersøkelsen sammenlignet med forrige måling, og i etterarbeidet har medarbeidergruppen sammen med ledergruppen blitt enig om bevaringsområder og forbedringsområder. 

Vi har fem pendlere ansatt i Ukom. Disse har egen avtale om tilstedeværelse tre dager pr. uke på kontoret på Forus. Øvrige medarbeidere har siden pandemien hatt mulighet for hjemmekontor inntil to dager pr. uke. Høsten 2023 gjennomførte vi en kartlegging av fordeler og ulemper for både arbeidsmiljø og den enkelte ansatte, og ordningen blir justert i 2024 og hjemmekontor reduseres til inntil en dag pr. uke. For de som ønsker fast hjemmekontor 1 dag pr. uke må det inngås egen avtale om hjemmekontor. 

Personvern og informasjonssikkerhet 

Arbeidet med personvern og informasjonssikkerhet gjenspeiles i Ukoms styringssystem. Sikring av gode rutiner for personvern pågår som et kontinuerlig arbeid i alle prosesser. Dette året har overføringen til et sharepoint-basert system og innføringen av ny arbeidsflate i teams ført til endringer i interne retningslinjer og prosedyrer. 

Ukom oppdaget og meldte inn ett brudd på personopplysningssikkerheten til Datatilsynet. Bruddet ble oppdaget umiddelbart etter at det skjedde, og Datatilsynet har lagt til grunn at Ukom har gjennomført de tiltakene som er nødvendige for å utbedre bruddet og begrense eventuelle konsekvenser for enkeltpersoner som er berørt. 

Personvernombud

Personvernombudet har en aktiv rolle for å ivareta personvern i alle våre prosesser. Personvernombudet har i 2023 gjennomført kurs for å ha oppdatert kunnskap om hvordan kravene skal håndteres i praksis.

Økonomi 

Forbruket i 2023 ble kr 535.836 lavere enn tildelt budsjett. Underforbruket skyldes i all hovedsak lønnsrefusjoner og innsparing i forbindelse med avgang fra stillinger før nyansatte kom på plass. Ukom er nå i en stabil drift, og de største IT- og bygningsmessige investeringene er tilbakelagt. Dette gjør at det blir mer forutsigbart å styre forbruket. 

Ukom har brukt kr 1,25 mill. til eksterne konsulenter i 2023. Utgiften er relatert til innleie av ekspertise knyttet til utvikling av intranett og styringssystem. Ukom har ikke kjøpt kommunikasjonsrådgivningstjenester i 2023. 

Kontordrift

2023 var et normalt driftsår. Vi har fått lokaler som nå er godt tilpasset til både antall ansatte og til arbeidsformen vår. Arbeidet i Ukom innebærer en god del kontakt med både informanter i undersøkelser og med fagmiljø i inn- og utland. Særlig intervjuer og eksterne oppdrag krever at vi reiser, men vi har også godt tilrettelagte rom for gjennomføring av videokonferanser.  

I undersøkelsene våre reiser vi i hovedsak ut for å gjennomføre fysiske intervjuer med helsepersonell, pasienter og pårørende.  Enkelte dialogmøter og intervjuer blir likevel gjennomført virtuelt. For å sikre at møterommene våre ivaretar krav til konfidensialitet, ble det ved årsskiftet 2022/-23 gjort en mindre ombygging i kontorlokalene. Dette har gitt større fleksibilitet i arbeidet, samtidig som det gir økonomiske innsparinger og miljøgevinster.