Rammeverket er delt inn i 10 trinn, der trinn 4-10 tilpasses den enkelte undersøkelsens omfang og kompleksitet. Dette er ikke en strengt lineær prosess, men blir beskrevet i trinn for enkelthetens skyld.
Steg 1: Følge med
Vår hovedkilde til alvorlige hendelser og bekymringer for pasientsikkerheten i helse- og omsorgstjenesten er varsler fra virksomheter som yter helsehjelp varslet via melde.no, og meldinger fra pasienter, brukere og pårørende, som meldes via helsenorge.no. I tillegg får vi meldinger via vår meldeknapp på hjemmesiden vår. Vi følger også med på saker i media, og vi får innspill fra refleksjonspanelet vårt, fra pasient, bruker – og pårørendeorganisasjoner, fra fag - og forskningsmiljøer, virksomheter, interesseorganisasjoner, forvaltningsorganer og internasjonale aktører.
Steg 2: Mottak av varsler og utvelgelse
Vi vurderer alle varsler, meldinger og innspill vi mottar. Vi har et mottaksteam som etter gitte kriterier knyttet til alvorlighet, systemrisiko og læringspotensial, velger ut og foreslår aktuelle saker å starte en undersøkelse på. Disse diskuteres i fellesmøter.
Steg 3: Beslutning om undersøkelse
Innspillene og diskusjonene fra fellesmøtet danner grunnlag for en beslutning som tas på ledernivå i Ukom om å starte en undersøkelse. Selv om det blir besluttet at Ukom ikke går inn i en sak, inngår varselet eller meldingen i vår kartlegging av risiko i helse- og omsorgstjenesten.
Steg 4: Oppstart av undersøkelse
I dette steget etablerer vi et undersøkelsesteam og starter opp selve undersøkelsesprosjektet. Teamet starter arbeidet med å få en oversikt over tematikken og hva som er status på det aktuelle området. Har andre sett på denne tematikken før, for eksempel i akademia, andre offentlig organ, eller internasjonale organ som OECD eller WHO, hva finnes av statistikk og oversikter og så videre. I tillegg avklarer vi tilsynsaktiviteter fra Statsforvalteren, Helsetilsynet eller andre tilsynsmyndigheter, og ber om dokumentasjon fra disse. Vi avklarer også en eventuell politietterforskning. Vi venter som regel alltid på at politiet ferdigstiller sin etterforskning før vi går i gang med vår undersøkelse. I dette stadiet informerer vi også berørte pasienter, brukere og pårørende om at vi starter en undersøkelse, og virksomheten der hendelsen har skjedd. Vi ber om å få tilsendt all skriftlig dokumentasjon som finnes i saken, som for eksempel journalutskrift. Denne informasjonen blir så gjennomgått og systematisert.
Steg 5: Interessentoversikt
I dette stadiet starter vi arbeidet med å kartlegge hvem som er interessenter for undersøkelsen og hvem som er målgruppene for rapporten. Dette er en viktig del av vår metode. I undersøkelsene våre jobber vi tett med fag og kompetansemiljø og pasient og brukerorganisasjoner. Dette er viktig for å forstå tematikken undersøkelsen dreier seg om, og for å sikre nytteverdi av anbefalingene.
Steg 6: Intervju
Vår viktigste metode for å få informasjon om hendelsen og temaet vi går inn i, er intervju. Vi intervjuer alltid pasienter og pårørende først, så helsepersonell som var involvert i hendelsen, og til slutt ledere på ulike nivå. Vi utarbeider en intervjuguide på bakgrunn av den skriftlige informasjonen vi har fått tilsendt og oversikten vi har laget oss over tematikken. Når vi lager intervjuguiden tar vi utgangspunkt i MTO-ledeord, for å forsikre oss om at vi holder vårt systemfokus.
Vår intervjumetodikk er basert på elementer fra det kvalitative forskningsintervjuet (Kvåle 2015) og den profesjonelle samtalen (Rachelw et al. 2020). Vi benytter åpne spørsmål og aktiv lytting for å validere informasjonen vi får i intervjuene underveis. Vi er alltid to stykker som gjennomfører intervjuene. Vi tar intervjuene opp på bånd, men vi transkriberer som hovedregel ikke. I stedet lager vi oppsummeringer av intervjuene umiddelbart etter at de er gjennomført, og formulerer foreløpige arbeidshypoteser som vi jobber videre med i analysearbeidet.
Alle som blir intervjuet av Ukom få et kort spørreskjema om hvordan de opplevde dette. Disse tilbakemeldingene brukes i vårt forbedringsarbeid.
Steg 7: Analyse og rapport
I dette steget analyserer vi informasjonen vi har fra vårt bakgrunnsarbeid, tilsendt materiale og intervjuene. Vi beskriver pasienthistorien, og utformer ofte en tidslinje i et STEP-diagram. Vi jobber videre med og formulerer hypoteser som vi tester mot data, og vi tester data mot våre hypoteser for å sjekke at vi har fått med oss det sentrale. Hypoteser som ikke blir forkastet analyseres i et analyseverktøy, for eksempel i Accimap (Rasmussen 1997).
Når vi har analysert dataene og laget en oversikt over funnene, starter arbeidet med å skrive en undersøkelsesrapport. En viktig del av dette arbeidet er å involvere informanter og berørt virksomhet og å få innspill fra relevante fag- og kunnskapsmiljø og pasient og brukerorganisasjoner. Rapportutkast legges også fram for Ukoms refleksjonspanel. Når vi har et utkast til rapport klar, diskuterer vi våre funn og forslag til anbefalinger med både involvert virksomhet, berørte pasienter, brukere og pårørende, forvaltnings –og fagmiljø, pasient, - bruker- og pårørendeorganisasjoner og fagorganisasjoner. I dialogen med disse er det viktig for å oss å få svar på om våre beskrivelser og analyser treffer, om man kjenner seg igjen i dem, og om våre forslag til anbefalinger er relevante og nyttige.
I tillegg får alle de som vi har intervjuet tilbud om innsyn i de delene av rapporter der vi har brukt informasjon fra deres intervju (se undersøkelseskommisjonsloven § 16)
Steg 8: Publisering
Dette steget handler om å forberede publikasjon av rapporten. Vi jobber blant annet med klarspråk og korrektur, bilder og grafikk, lager en oppsummerende power-point presentasjon som kan brukes av mottakerne til refleksjon og læring. Ofte forbereder vi også et webinar. Vi lager distribusjonslister for utsending av rapporten. Rundt en uke før publisering får Helse- og omsorgsdepartementet ferdig rapport til forhåndsinformasjon.
Steg 9 Avslutning av undersøkelse
I tillegg til administrative rutiner for å avslutte undersøkelsesprosjektet, handler dette trinnet om å evaluere undersøkelsesprosessen internt og høste erfaringer for vår kontinuerlige forbedring av undersøkelsesprosessen.
Steg 10 Kontinuerlig læring og forbedring
Vi opplever stor etterspørsel etter erfaringsdeling i form av innlegg eller andre bidrag på fagdager, fagmøter, konferanser og lignende, og strekker oss langt for å delta på slike. Vi bedriver utstrakt utadrettet formidlingsvirksomhet knyttet til våre rapporter, og kartlegger hvilke arenaer som kan være aktuelle for dette.
Vi gjennomfører sluttmøte med involvert virksomhet to-fire måneder etter publisering. I noen tilfeller vil vi besøke involvert virksomhet igjen etter rundt ett år, og av og til besøker vi lignende virksomheter.
Vi følger med på og fører oversikt over hvordan våre anbefalinger tas imot og jobbes med både i helseforvaltningen og i tjenestene.